Топ 10 приложений для контроля сотрудников с геолокацией

Обзор приложений учета сотрудников с GPS

Сотрудники распределённых объектов, сервисные инженеры, торговые представители или клинеры большую часть рабочего дня проводят вне офиса. Контролировать их работу по звонкам и отчётам сложно: руководитель не всегда понимает, прибыл ли сотрудник на объект, сколько времени провёл на месте и соответствует ли фактический маршрут плану. 

Автоматизировать эти процессы помогают приложения с геолокацией. Одни фиксируют координаты при начале и окончании смены, другие отслеживают маршрут в течение дня, третьи связывают местоположение с заявками, чек-листами и фотоотчётами. Рассмотрим 10 решений, доступных российскому бизнесу, и разберёмся, для каких задач подходит каждое из них. 

Коротко: сравнение 10 приложений

1. Planado

Planado — система управления выездными работами. Геолокация здесь связана с нарядом: приложение фиксирует выезд, прибытие на объект, начало и завершение работ, сохраняя координаты и время. Частоту передачи координат можно настраивать с учетом точности и расхода батареи.

Руководитель получает не просто трек, а последовательность подтвержденных этапов выполнения заказа. Исполнитель видит задания и маршрут в мобильном приложении, заполняет чек-лист, прикладывает фотографии и получает подпись клиента.

Основная функциональность:

• GPS-контроль и история перемещений;

• автоматическая фиксация этапов наряда;

• планирование и распределение выездных работ;

• маршруты и навигация;

• чек-листы, фотоотчеты и подпись клиента;

• уведомления клиента о визите специалиста;

• отчеты по выполнению и продолжительности работ;

• интеграции с CRM и учетными системами.

Кому подойдет: сервисным компаниям, монтажным бригадам, службам доставки, эксплуатации и ремонта, где основной объект контроля — выездной наряд.

2. TARGControl

TARGControl — WFM-система учета рабочего времени и планирования рабочего времени. В отличие от классических GPS-трекеров, она использует геолокацию прежде всего для подтверждения рабочего события.

Для регистрации явок удаленных сотрудников доступны два варианта:

• мобильное приложение с личным кабинетом сотрудника — при начале и окончании смены или перерыва фиксируется время, GPS-координаты и тип отметки;

• Android-планшет на объекте — сотрудники отмечаются на общем устройстве, а система подтверждает событие с помощью геолокации и фотофиксации.

Руководитель видит, кто уже вышел на смену, кто опоздал или отсутствует, а подтвержденные события используются для формирования табеля. 

Основная функциональность:

• регистрация прихода, ухода и перерывов со смартфона с GPS-привязкой;

• контроль присутствия, опозданий, невыходов и переработок;

• электронные графики, управление отпусками и учет событий;

• личный кабинет сотрудника с рабочей информацией (графики, согласования, отчеты и др.);

• биржа смен и согласование замен;

• автоматическое формирование табеля;

• интеграция с 1С, ERP, WMS, MES и BI-системами.

Кому подойдет: подходит клинингу, строительству, медицине, охране и компаниям, которым нужно связать подтверждение присутствия на объекте с графиком, учетом часов и табелем. 

3. «Мобильные сотрудники»

«Мобильные сотрудники» — платформа для управления разъездным персоналом, ранее развивавшаяся как операторский сервис МТС. Местоположение определяется по GPS/ГЛОНАСС смартфона и сигналам базовых станций. Руководителю доступны положение работников на карте, история перемещений и уведомления о входе или выходе из геозоны.

Сервис дополняет мониторинг задачами, планированием маршрутов и автоматической диспетчеризацией. Поэтому его можно использовать и как карту персонала, и как рабочую платформу для курьеров, торговых агентов или технических специалистов.

Основная функциональность:

• положение сотрудников и транспорта на карте;

• запись и просмотр треков;

• контроль посещения заданных геозон;

• постановка задач и отслеживание статусов;

• планирование маршрутов с учетом пробок;

• автоматическое распределение заявок;

• мобильные формы и сбор данных;

• отчеты по задачам и перемещениям.

Кому подойдет: компаниям с многочисленным разъездным персоналом, которым нужны маршрутизация, геозоны и централизованная диспетчеризация.

4. B2Field

B2Field — платформа для управления мобильными сотрудниками: курьерами, водителями, торговыми представителями, мерчандайзерами и сервисными инженерами. GPS-трекер показывает текущее положение работника, сохраняет поездки и визиты, а также уведомляет офис о прибытии на задание и его завершении.

В системе можно заранее назначать задачи и смены, собирать данные через мобильные формы, проверять фотоотчеты и анализировать KPI. Геоданные также используются для расчета пробега, компенсации топлива и подтверждения посещений.

Основная функциональность:

• GPS-мониторинг сотрудников онлайн;

• история маршрутов и посещений;

• расписание задач и смен;

• контроль статусов заказов;

• мобильные формы и фотоотчеты;

• уведомления о прибытии и завершении задания;

• аналитические отчеты и KPI;

• расчет пробега, компенсаций и оплаты.

Кому подойдет: малому и среднему бизнесу с выездными продажами, доставкой или выездным сервисом, которому нужен единый набор инструментов от диспетчеризации до отчетности.

5. «ГдеМои»

«ГдеМои» — система GPS-мониторинга сотрудников. Решение показывает положение работников на карте, записывает маршрут, остановки и продолжительность нахождения в точках.

Сильная сторона сервиса — именно мониторинг перемещений. Можно создавать геозоны, получать уведомления о входе, выходе, опоздании или отклонении от маршрута, просматривать историю и оценивать пробег. В зависимости от тарифа доступны задачи и мобильные формы.

Основная функциональность:

• отслеживание местоположения в реальном времени;

• история маршрутов и остановок;

• геозоны и автоматические уведомления;

• контроль начала и завершения рабочего дня;

• отчеты по пробегу и активности;

• задачи, статусы и мобильные формы;

• работа со смартфона без отдельного GPS-оборудования.

Кому подойдет: курьерским, транспортным, охранным и сервисным компаниям, для которых приоритетом является подробный маршрут сотрудника, а не сложный учет смен или управление ТОиР.

6. «Мобифорс»

«Мобифорс» — российская система управления мобильными сотрудниками. Она объединяет CRM-интерфейс для диспетчера и мобильное приложение исполнителя. Координаты можно передавать в двух режимах: при ключевых событиях по задаче или непрерывным треком по заданному расписанию.

Основная функциональность:

• положение работников на карте;

• трек по расписанию или координаты по событиям;

• история маршрута, скорости и остановок;

• планирование и распределение задач;

• режим свободного выбора заданий «Эфир»;

• чек-листы, отчеты и обмен файлами;

• чат исполнителя с диспетчером;

• интеграции с 1С, Битрикс24, amoCRM через API и вебхуки.

Кому подойдет: аварийным бригадам, монтажникам, курьерам, экспедиторам, клинерам и сервисным инженерам, когда нужна гибкая диспетчеризация.

7. HubEx

HubEx — российская FSM-платформа для автоматизации выездного обслуживания и технической эксплуатации. Мобильное приложение отслеживает положение и перемещения исполнителя, а руководитель видит на карте сотрудников, объекты и заявки.

История содержит маршрут, километраж, остановки и их длительность. Если специалист закрывает заявку, не находясь на объекте, система может отметить ее специальным признаком. Геолокация здесь встроена в более широкий контур управления заявками и оборудованием.

Основная функциональность:

• положение выездных специалистов в реальном времени;

• история перемещений, километраж и остановки;

• проверка присутствия при закрытии заявки;

• диспетчеризация и назначение ближайшего исполнителя;

• планово-предупредительные работы и аварийные заявки;

• чек-листы и фотофиксация;

• учет объектов и оборудования;

• аналитика SLA и работы сервисной службы.

Кому подойдет: управляющим, эксплуатационным и сервисным компаниям, которым кроме GPS-контроля нужен полноценный учет заявок, активов и ТОиР.

8. Okdesk

Okdesk — российская платформа управления заявками, техподдержкой и выездным обслуживанием. Геолокация показывает текущее положение мобильных инженеров на карте и помогает диспетчеру выбрать ближайшего специалиста для срочного выезда.

Мобильное приложение является полноценным рабочим местом исполнителя: в нем можно принимать и закрывать заявки, менять статусы, общаться с диспетчером и клиентом, заполнять чек-листы и готовить документы.

Основная функциональность:

• отображение выездных специалистов на карте;

• заявки и управление их статусами;

• планирование маршрута на день;

• чек-листы и отчеты о выполнении;

• фото, файлы, комментарии и переписка;

• работа с оборудованием и объектами обслуживания;

• формирование закрывающих документов;

• офлайн-режим мобильного приложения.

Кому подойдет: сервисным отделам и компаниям, которым нужен help desk с мобильным рабочим местом инженера, а геолокация используется главным образом для оперативной диспетчеризации.

9. Upservice

Upservice — российский сервис для управления работами на объектах клиентов. На карте отображаются сотрудники и заявки с адресами; диспетчер видит, кто находится ближе к объекту, и может распределять выезды с учетом фактического положения команды.

История перемещений помогает проверить, где и когда находился специалист, а данные по заявке — сколько времени он провел на объекте и чем подтвердил выполнение. Мобильное приложение поддерживает офлайн-работу.

Основная функциональность:

• текущее положение сотрудников;

• история перемещений и время на объекте;

• карта заявок и календарь работ;

• назначение ближайшего специалиста;

• контроль статусов и сроков;

• фотоотчеты и обратная связь клиентов;

• база объектов и оборудования;

• информирование клиента о статусе и прибытии мастера.

Кому подойдет: небольшим и средним сервисным компаниям, обслуживающим оборудование или объекты клиентов и желающим объединить GPS-контроль с простой системой заявок.

10. TARGPatrol

TARGPatrol — приложение для контроля выполнения работы линейных сотрудников. Система позволяет назначать маршруты и задачи, контролировать посещение объектов и фиксировать результаты работы.

Сотрудник получает задания в мобильном приложении, подтверждает прибытие на объект с помощью геолокации и выполняет электронный чек-лист. К отчету можно прикрепить фотографии, комментарии и сведения о выявленных нарушениях.

Основные функции:

• контроль посещения объектов по геолокации, QR-коду и NFC;

• планирование маршрутов, обходов и проверок;

• электронные чек-листы;

• постановка разовых и регулярных задач;

• фотофиксация результатов;

• регистрация нарушений и контроль их устранения;

• офлайн-режим мобильного приложения;

• отчеты по выполненным работам и активности сотрудников.

Кому подойдет: клининговым и управляющим компаниям, охранным организациям, сервисным службам, HoReCa и предприятиям с распределенными объектами.

Как выбрать приложение для контроля сотрудников с GPS

Начинать выбор стоит не со списка функций, а со сценария контроля.

1. Определите, какие геоданные действительно нужны

Если требуется подтвердить выход на конкретный объект, достаточно GPS-координат при приходе и уходе. Постоянная запись маршрута в таком случае создаст лишнюю нагрузку на смартфон и увеличит объем персональных данных.

Курьерским и транспортным службам, напротив, обычно нужны треки, остановки, отклонения от маршрута и геозоны. Сервисным компаниям важнее связать координаты с заявкой, временем прибытия, чек-листом и фотоотчетом.

2. Проверьте работу без интернета

На складах, стройплощадках, в подвалах и удаленных районах связь может быть нестабильной. Приложение должно сохранять события локально и передавать их после восстановления подключения. Отдельно стоит проверить, какие функции доступны офлайн: только задания или также отметки, фотографии и координаты.

3. Оцените защиту от недостоверных данных

GPS сам по себе не гарантирует фактическое выполнение работы. Более надежную картину дает сочетание нескольких подтверждений:

• координаты и время;

• привязка к геозоне объекта;

• фотография или чек-лист;

• изменение статуса задачи;

• подпись или отзыв клиента;

• сопоставление с утвержденным графиком.

Также следует уточнить, умеет ли система выявлять подмену координат и сообщать об отключении разрешений на геолокацию.

4. Учитывайте интеграции

Изолированный GPS-трекер решает только задачу наблюдения. Если сведения нужны для расчета оплаты, табеля, диспетчеризации или аналитики, проверьте интеграцию с 1С, CRM, ERP, сервис-деском и BI. Наличие API не всегда означает готовую типовую интеграцию: объем доработки лучше оценить до покупки.

5. Проведите пилот

Для тестирования достаточно одного подразделения или 10–30 сотрудников. За несколько недель можно проверить точность геолокации, расход батареи, работу без связи, удобство интерфейса и качество отчетов.

 До запуска важно зафиксировать измеримые цели: например, сократить опоздания, подтвердить посещение объектов или уменьшить пробег между заявками.

Законно ли контролировать геолокацию сотрудников в России

Местоположение, связанное с конкретным сотрудником, относится к персональным данным. Поэтому внедрение приложения нельзя сводить только к технической настройке. Работодателю необходимо определить законное основание обработки, цель и состав собираемых данных, сроки хранения и круг лиц с доступом.

Порядок GPS-контроля следует закрепить в локальных документах и заранее ознакомить с ним работников. На практике во многих сценариях также получают отдельное согласие на обработку геолокации. Если данные передаются разработчику облачного сервиса, нужно определить его роль как лица, обрабатывающего данные по поручению оператора, и проверить условия хранения и защиты информации.

Контроль должен быть ограничен рабочими целями и рабочим временем. Отслеживание личных перемещений после смены несоразмерно цели учета труда и создает дополнительные правовые риски. Перед внедрением конкретного сценария рекомендуется провести проверку с юристом или ответственным за персональные данные с учетом требований ТК РФ и Федерального закона № 152-ФЗ.

Памятка Роскомнадзора об обработке персональных данных

Вывод

Универсального лучшего приложения для всех компаний нет. 

«ГдеМои» и «Мобильные сотрудники» ориентированы на детальный мониторинг маршрутов. 

TARGControl подходит, когда геолокацию нужно связать с графиками, фактическими часами и табелем. 

Planado, HubEx, Okdesk, Upservice и «Мобифорс» объединяют GPS с заявками и выездным обслуживанием.

B2Field закрывает широкий набор задач полевых команд, а TARGPatrol специализируется на контроле выполнения задач.

Оптимальный выбор определяется не количеством функций, а тем, какие события компания хочет подтверждать: выход на смену, маршрут, посещение объекта или результат выполненной заявки. Чем точнее сформулирован этот сценарий, тем проще подобрать систему без лишнего контроля и ненужных затрат.