Автоматизированная система учета для сети кофеен Cofix

Сети формата "кофе с собой" работают в режиме постоянной текучки: короткие смены, плотные графики, высокая зависимость от дисциплины сотрудников и нулевая терпимость к простоям. Каждая точка — всего 10–20 м², где невозможно разместить полноразмерный терминал контроля доступа или выделить даже небольшую серверную инфраструктуру. Именно с такой ситуацией столкнулась сеть Cofix, когда начала искать решение для автоматизации учета рабочего времени и планирования смен.

TARGControl стал удобной альтернативой громоздким системам: мобильное приложение TimePad вместо терминала, облачное хранение данных вместо локального сервера, доступность для любого менеджера или владельца в один клик. Но автоматизация учета — лишь часть результата. Cofix получила полноценный WFM-контур: от планирования графиков до контроля документов.

Почему нужно было автоматизировать учет рабочего времени

До внедрения TARGControl данные собирались вручную — по сообщениям в мессенджерах и Excel-таблицам. Это порождало сразу несколько проблем:

👉 сотрудники фиксировали время «по памяти» или «задним числом»;

👉 менеджеры тратили часы на сверку приходов и уходов;

👉 ошибки в табелях становились нормой;

👉 дисциплина зависела от человеческого фактора;

👉 невозможно было получить единую картину по десяткам кофеен.

Для федеральной сети это означало одно — отсутствие прозрачности. Cofix требовалась система, которая:

✔ работает без проводов и локальной сети;

✔ не требует покупки дорогих терминалов;

✔ легко переносится при открытии новой точки;

✔ синхронизирует фактические часы с R-Keeper;

✔ закрывает WFM-задачи: планирование, учет ТК, допуски, биржу смен, доступности.

Мобильное приложение вместо терминала

Cofix — это десятки компактных точек по всему городу, где каждый метр на счету. Стационарные терминалы и оборудование СКУД здесь попросту негде размещать. А если умножить стоимость оборудования и монтажа на количество кофеен, внедрение классической системы превращается в неоправданно дорогой проект. Поэтому учет построили на TimePad: смартфон на стойке, PIN-код сотрудника, фотофиксация и мгновенная передача данных в облако.

Как работает TimePad в Cofix

1. Сотрудник подходит к смартфону, вводит свой PIN-код и автоматически делается фото. По PIN-коду и снимку система идентифицирует работника, сверяет лицо с карточкой в TARGControl и запускает смену. Если отметку пытается сделать не тот человек, событие помечается как ошибка/подозрительное для проверки менеджером.

2. Обед, техперерывы, пересменка выбираются через интерфейс приложения как отдельные статусы. Каждый переход фиксируется с временем с повторной фотофиксацией.

3. Окончание смены также подтверждается через TimePad: сотрудник вводит PIN-код, снова фотографиксация, и система закрывает интервал по заданным правилам учета (допуски, округления, ночные часы и т.п.).

4. Все отметки и фотографии хранятся на устройстве и сразу отправляются в TARGControl. Менеджеры и служба безопасности видят полную историю: кто, когда и с какого устройства отмечался, с возможностью проверки по фото и журналу событий.

Для Cofix это решило ключевую задачу: точки можно открывать где угодно — TimePad переносится за 5 минут, не требует разрешений арендодателя и работает даже при слабом интернете (данные отправляются при восстановлении связи).

WFM-система для Cofix — автоматизация управления персоналом

1. Планирование смен без вечных таблиц

Бариста в Cofix работают посменно, много подработок, пересменок и частичной занятости. Раньше графики собирали вручную в Excel и чатах: постоянно что-то забывали, смены накладывались, кто-то оказывался «двойным» в двух кофейнях сразу.

Сейчас расписание ведут в TARGControl:

• менеджер заводит шаблоны смен (утро, день, вечер) и просто расставляет сотрудников по дням;

• система сразу подсвечивает пересечения и перегрузки — нельзя поставить человека в две кофейни на одно и то же время;

• учитываются базовые правила: длительность смены, обязательные перерывы, выходные дни;

• при изменениях (замена, перенос) график обновляется для всех участников в реальном времени.

В итоге Cofix получила не «умное предсказание нагрузок», а понятный и стабильный инструмент для повседневного планирования: меньше хаоса в Excel, меньше накладок и намного проще управлять сменами на десятках объектов.

2. Биржа смен: быстрое закрытие дефицита персонала

В кофейнях часто возникают неожиданные невыходы — больничные, учеба, внезапные ситуации. Раньше решалось звонками и чатами. Сейчас — через Биржу смен.

Как это работает:

1. Менеджер отмечает смену как «Открытая».

2. Сотрудники Cofix в приложении видят доступные подработки.

3. Отправляют запрос, система проверяет навыки и доступность.

4. Менеджер подтверждает — смена закрыта.

Результат: простои сократились почти до нуля, а сотрудникам стало проще добирать часы и увеличивать доход.

3. Доступности сотрудников

Каждый бариста указывает в мобильном приложении: когда он может работать, когда учится/занят, на каких локациях готов выходить. Менеджер получает график, который уже учитывает эти данные — снижено число переносов и конфликтов.

4. Календарные события: отпуска, больничные, отгулы

Все кадровые события оформляются внутри TARGControl: отпуск, больничный, отгул, обучение, командировки. Они автоматически попадают в график и табель, исключается двойной учет и ошибки.

5. Контроль документов и медкнижек

Сфера общественного питания требует строгого соблюдения регламентов по документации. В Cofix именно это было самой болезненной частью.

Теперь TARGControl:

• отслеживает сроки действия санитарных книжек;

• уведомляет сотрудника при входе в смену;

• отправляет менеджеру предупреждения в Telegram/E-mail;

• блокирует учет рабочего времени при просрочке (опционально).

6. Прозрачность для всех уровней управления

Разграничение прав — один из ключевых плюсов для Cofix:

• бариста видит своё расписание и историю смен;

• менеджер кофейни — только сотрудников своей точки;

• региональный директор — несколько кофеен;

• руководитель — общую картину по всей сети.

Что изменилось после внедрения TARGControl

По результатам нескольких месяцев работы система дала ощутимые эффекты:

1. Полная прозрачность фактического времени: Отметки в смартфоне — это мгновенный учет, без споров и ручного ввода.

2. Дисциплина поднялась: Опоздания сократились, а невыходы стали фиксироваться объективно.

3. Табели стали формироваться автоматически: Бухгалтерии Cofix не нужно сводить сотни строк вручную — данные готовы.

4. Графики стали стабильными: Менеджеры тратят меньше времени на составление расписаний и решают проблемы быстрее.

5. Документы под контролем: Пропущенные сроки медкнижек теперь исключены.

6. R-Keeper и WFM — одна связанная экосистема: Кассиры и бариста работают без двойных отметок.

7. Мобильность: Оборудование можно перемещать, открывать новые точки и масштабировать сеть без затрат.

Таким образом, TARGControl помог Cofix построить современную систему учета рабочего времени и WFM-управления персоналом, полностью адаптированную под формат небольших кофеен. Без терминалов, без проводной сети, без громоздких решений — только мобильное приложение, облако и гибкие инструменты управления сменами.

Сеть получила:

👉 единый центр учета,

👉 чистые табели,

👉 дисциплину и прозрачность,

👉 быстрый контроль документов,

👉 предсказуемое планирование,

👉 экономию времени менеджеров и бухгалтерии.

Если вашему бизнесу нужны такие же инструменты — от мобильного учета времени до автоматического планирования смен — закажите демо TARGControl.