Автоматизированная система учета для сети кофеен Cofix
Сети формата “кофе с собой” работают в режиме постоянной текучки: короткие смены, плотные графики, высокая зависимость от дисциплины сотрудников и нулевая терпимость к простоям. Каждая точка — всего 10–20 м², где невозможно разместить полноразмерный терминал контроля доступа или выделить даже небольшую серверную инфраструктуру. Именно с такой ситуацией столкнулась сеть Cofix, когда начала искать решение для автоматизации учета рабочего времени и планирования смен.
TARGControl стал удобной альтернативой громоздким системам: мобильное приложение TimePad вместо терминала, облачное хранение данных вместо локального сервера, доступность для любого менеджера или владельца в один клик. Но автоматизация учета — лишь часть результата. Cofix получила полноценный WFM-контур: от планирования графиков до контроля документов.
Почему нужно было автоматизировать учет рабочего времени
До внедрения TARGControl данные собирались вручную — по сообщениям в мессенджерах и Excel-таблицам. Это порождало сразу несколько проблем:
👉 сотрудники фиксировали время «по памяти» или «задним числом»;
👉 менеджеры тратили часы на сверку приходов и уходов;
👉 ошибки в табелях становились нормой;
👉 дисциплина зависела от человеческого фактора;
👉 невозможно было получить единую картину по десяткам кофеен.
Для федеральной сети это означало одно — отсутствие прозрачности. Cofix требовалась система, которая:
✔ работает без проводов и локальной сети;
✔ не требует покупки дорогих терминалов;
✔ легко переносится при открытии новой точки;
✔ синхронизирует фактические часы с R-Keeper;
✔ закрывает WFM-задачи: планирование, учет ТК, допуски, биржу смен, доступности.
Мобильное приложение вместо терминала
Cofix — это десятки компактных точек по всему городу, где каждый метр на счету. Стационарные терминалы и оборудование СКУД здесь попросту негде размещать. А если умножить стоимость оборудования и монтажа на количество кофеен, внедрение классической системы превращается в неоправданно дорогой проект. Поэтому учет построили на TimePad: смартфон на стойке, PIN-код сотрудника, фотофиксация и мгновенная передача данных в облако.
Как работает TimePad в Cofix
- Сотрудник подходит к смартфону, вводит свой PIN-код и автоматически делается фото. По PIN-коду и снимку система идентифицирует работника, сверяет лицо с карточкой в TARGControl и запускает смену. Если отметку пытается сделать не тот человек, событие помечается как ошибка/подозрительное для проверки менеджером.
- Обед, техперерывы, пересменка выбираются через интерфейс приложения как отдельные статусы. Каждый переход фиксируется с временем с повторной фотофиксацией.
- Окончание смены также подтверждается через TimePad: сотрудник вводит PIN-код, снова фотографиксация, и система закрывает интервал по заданным правилам учета (допуски, округления, ночные часы и т.п.).
- Все отметки и фотографии хранятся на устройстве и сразу отправляются в TARGControl. Менеджеры и служба безопасности видят полную историю: кто, когда и с какого устройства отмечался, с возможностью проверки по фото и журналу событий.
Для Cofix это решило ключевую задачу: точки можно открывать где угодно — TimePad переносится за 5 минут, не требует разрешений арендодателя и работает даже при слабом интернете (данные отправляются при восстановлении связи).
WFM-система для Cofix — автоматизация управления персоналом
1. Планирование смен без вечных таблиц
Бариста в Cofix работают посменно, много подработок, пересменок и частичной занятости. Раньше графики собирали вручную в Excel и чатах: постоянно что-то забывали, смены накладывались, кто-то оказывался «двойным» в двух кофейнях сразу.
Сейчас расписание ведут в TARGControl:
- менеджер заводит шаблоны смен (утро, день, вечер) и просто расставляет сотрудников по дням;
- система сразу подсвечивает пересечения и перегрузки — нельзя поставить человека в две кофейни на одно и то же время;
- учитываются базовые правила: длительность смены, обязательные перерывы, выходные дни;
- при изменениях (замена, перенос) график обновляется для всех участников в реальном времени.
В итоге Cofix получила не «умное предсказание нагрузок», а понятный и стабильный инструмент для повседневного планирования: меньше хаоса в Excel, меньше накладок и намного проще управлять сменами на десятках объектов.
2. Биржа смен: быстрое закрытие дефицита персонала
В кофейнях часто возникают неожиданные невыходы — больничные, учеба, внезапные ситуации. Раньше решалось звонками и чатами. Сейчас — через Биржу смен.
Как это работает:
- Менеджер отмечает смену как «Открытая».
- Сотрудники Cofix в приложении видят доступные подработки.
- Отправляют запрос, система проверяет навыки и доступность.
- Менеджер подтверждает — смена закрыта.
Результат: простои сократились почти до нуля, а сотрудникам стало проще добирать часы и увеличивать доход.
3. Доступности сотрудников
Каждый бариста указывает в мобильном приложении: когда он может работать, когда учится/занят, на каких локациях готов выходить. Менеджер получает график, который уже учитывает эти данные — снижено число переносов и конфликтов.
4. Календарные события: отпуска, больничные, отгулы
Все кадровые события оформляются внутри TARGControl: отпуск, больничный, отгул, обучение, командировки. Они автоматически попадают в график и табель, исключается двойной учет и ошибки.
5. Контроль документов и медкнижек
Сфера общественного питания требует строгого соблюдения регламентов по документации. В Cofix именно это было самой болезненной частью.
Теперь TARGControl:
- отслеживает сроки действия санитарных книжек;
- уведомляет сотрудника при входе в смену;
- отправляет менеджеру предупреждения в Telegram/E-mail;
- блокирует учет рабочего времени при просрочке (опционально).
6. Прозрачность для всех уровней управления
Разграничение прав — один из ключевых плюсов для Cofix:
- бариста видит своё расписание и историю смен;
- менеджер кофейни — только сотрудников своей точки;
- региональный директор — несколько кофеен;
- руководитель — общую картину по всей сети.
Что изменилось после внедрения TARGControl
По результатам нескольких месяцев работы система дала ощутимые эффекты:
1. Полная прозрачность фактического времени: Отметки в смартфоне — это мгновенный учет, без споров и ручного ввода.
2. Дисциплина поднялась: Опоздания сократились, а невыходы стали фиксироваться объективно.
3. Табели стали формироваться автоматически: Бухгалтерии Cofix не нужно сводить сотни строк вручную — данные готовы.
4. Графики стали стабильными: Менеджеры тратят меньше времени на составление расписаний и решают проблемы быстрее.
5. Документы под контролем: Пропущенные сроки медкнижек теперь исключены.
6. R-Keeper и WFM — одна связанная экосистема: Кассиры и бариста работают без двойных отметок.
7. Мобильность: Оборудование можно перемещать, открывать новые точки и масштабировать сеть без затрат.
Таким образом, TARGControl помог Cofix построить современную систему учета рабочего времени и WFM-управления персоналом, полностью адаптированную под формат небольших кофеен. Без терминалов, без проводной сети, без громоздких решений — только мобильное приложение, облако и гибкие инструменты управления сменами.
Сеть получила:
👉 единый центр учета,
👉 чистые табели,
👉 дисциплину и прозрачность,
👉 быстрый контроль документов,
👉 предсказуемое планирование,
👉 экономию времени менеджеров и бухгалтерии.
Если вашему бизнесу нужны такие же инструменты — от мобильного учета времени до автоматического планирования смен — закажите демо TARGControl.