Система автоматизации учета и планирования для Медицинского центра «XXI век»
О Медицинском центре «XXI век»
Медицинский центр «XXI век» — это крупная сеть частных многопрофильных клиник, оказывающая широкий спектр медицинских услуг по ключевым направлениям. В сеть входит более 30 медицинских объектов в разных регионах России, включая как центральные, так и удаленные филиалы. В штате работает свыше 600 врачей — от терапевтов и педиатров до узких специалистов.
Как и многие быстрорастущие медицинские сети, «XXI век» сталкивался с типичными для распределенной структуры трудностями в управлении персоналом:
Отсутствие единой “видимости”: руководство не имело централизованного доступа к фактическим данным о явках и отработанном времени по всем филиалам.
Разрозненные данные: графики велись локально, табели формировались вручную в Excel.
Несовпадение графиков и явок: без фиксации времени в момент начала и окончания смены происходили расхождения между планом и фактом.
Ручные корректировки табелей: каждый месяц администраторы вручную сверяли списки и правили ошибки, что занимало ресурсы и увеличивало риск неточностей.
Отсутствие оперативного контроля: дисциплинарные нарушения (опоздания, прогулы, переработки) выявлялись постфактум — когда уже влияли на расчеты и нагрузку.
Ошибки в расчетах заработной платы: из-за неточностей в табелях, сформированных вручную, возникали расхождения при начислении зарплаты.
Сложности в управлении графиками и заменами: при ручном планировании быстро реагировать на отпуска, больничные или срочные замены было затруднительно.
Отсутствие прозрачности по загрузке: не хватало прозрачности по фактической загрузке кабинетов — где возникают переработки, кто перегружен, а где смены, наоборот, недозаполнены.
С активным ростом сети — увеличением числа филиалов и расширением штата врачей — нагрузка на администраторов заметно возросла. То, что отлично работало при 5 филиалах, при 30 стало требовать намного больше усилий: каждый объект жил по-своему, табели и графики велись вручную, заявки обрабатывались локально. Сводить все в единую картину становилось все сложнее — учет был фрагментирован, ошибки множились, а планирование все чаще превращалось в бесконечную гонку. Именно поэтому центр решил внедрить специализированную систему для автоматизации процессов управления персоналом — TARGControl.
Выбор системы и задачи проекта
В рамках внедрения TARGControl в сеть клиник «XXI век» были определены ключевые направления автоматизации — от базового учета до аналитики и взаимодействия с персоналом. Основные блоки:
TARGControl уже содержал все ключевые функции, заложенные в проект — от учета и планирования до аналитики и самообслуживания. Это позволило быстро перейти к внедрению без сложных кастомизаций. Система была адаптирована под структуру клиники, и основные задачи начали решаться поэтапно. Далее — подробнее по каждому блоку.
1. Фиксация времени
Что требовалось:
— Поддержка биометрических терминалов (Face ID, отпечатки), СКУД.
— Мобильное приложение с геометкой и push-уведомлениями.
— GPS-трекинг для удаленных и выездных сотрудников.
Для надежной фиксации явки и ухода в клинике рассматривались разные варианты: от терминалов с биометрией до внедрения полноценной СКУД. Однако с учетом распределенной сети и значительного числа мобильных сотрудников было решено сделать основной ставку на мобильное приложение с GPS-трекингом.
Как реализовано: Сотрудник фиксирует приход и уход через личный кабинет приложения с Push-уведомлениями, при этом в систему автоматически передается геометка. Все события тут же попадают в облако TARGControl и отображаются в централизованной системе учета. Это позволило клинике обойтись без сложной установки оборудования и при этом получить полную прозрачность по рабочему времени.
2. Учет времени и управление сменами
Что требовалось:
— Учет дневных и ночных часов, переработок, отпусков и больничных.
— Управление сменами по постам и должностям.
— История изменений графиков и заявок.
Как реализовано: Система TARGControl настроена на автоматическую фиксацию времени с детализацией по видам смен (дневные/ночные) и с учетом всех отклонений — опозданий, выходов в праздники, переработок.
Дополнительно была выстроена структура смен по кабинетам, локациям и ролям. Это позволило гибко управлять графиками в разрезе всей сети — с возможностью быстро реагировать на изменения и отслеживать историю правок по каждому сотруднику.
3. Инструменты самообслуживания
Что требовалось:
— Личный кабинет с доступом к графику, отработанным часам и заявкам.
— Электронные заявки на отпуска, отгулы, больничные.
— Система оповещений и поиска замен, обмен сменами.
Как реализовано: Каждый сотрудник получил персональный доступ в систему, где он может видеть свой актуальный график, часы, поданные заявки и прогноз по зарплате. Отпуска, отгулы и больничные теперь оформляются через личный кабинет — с согласованием.
Была также внедрена система замещений: администратор может открывать вакантные смены, сотрудники — подавать отклики или обмениваться сменами с одобрения руководителя. Это ускоряет закрытие смен и снижает нагрузку на кадровую службу.
4. Контроль, аналитика и отчетность
Что требовалось:
— Автоматический расчет переработок, соблюдение норм ТК.
— Сводные отчеты по трудозатратам и отклонениям.
— Напоминания о сменах и завершении рабочего дня.
Как реализовано: Система автоматически отслеживает переработки, опоздания, нарушения сменной нормы и другие отклонения, а итоговые табели формируются без ручных правок.
Руководство получает оперативные дашборды: кто вышел, кто опоздал, сколько отработано часов, где перегрузка. Также настроена система уведомлений: напоминания о сменах, сигналы о переработках и достижении порогов. Это позволило повысить управляемость и соблюдение трудового законодательства.
5. Интеграция с BI-системами
Что требовалось:
— Выгрузка данных в Qlik Sense для расширенной аналитики по табелям и загрузке персонала.
Как реализовано: Данные из TARGControl были интегрированы с BI-платформой Qlik Sense через открытый API. Это позволило выводить расширенные отчеты: загрузку по ролям, филиалам, кабинетам, отклонения, динамику переработок и эффективность распределения смен. Теперь руководство клиники может принимать решения, опираясь на визуализированную аналитику в режиме реального времени.
6. Автоматизация планирования и ИИ-поддержка
Что требовалось:
— Построение графиков с учетом загрузки, предпочтений сотрудников и требований ТК.
— Автоматическое выявление переработок и предупреждение о нарушениях трудового законодательства.
Как реализовано: Функции интеллектуального планирования — следующий этап внедрения. Сейчас система учитывает рабочие нормы, предпочтения сотрудников, юридические ограничения при ручном и полуавтоматическом составлении графиков. Она сигнализирует о нарушениях еще до утверждения расписания, предупреждая администраторов о переработках, превышении допустимой сменной продолжительности и других рисках.
Полноценная AI-оптимизация расписаний, основанная на истории записей пациентов и прогнозе нагрузки, будет включена в следующих итерациях проекта.
Процесс внедрения и первые результаты
Внедрение TARGControl в медцентре «XXI век» стартовало с построения базового контура учета рабочего времени (этап УРВ). Главной задачей на этом этапе стало получение достоверной информации о фактическом присутствии сотрудников и переход к автоматизированному табелированию.
Система была быстро интегрирована с действующей IT-инфраструктурой: в нее загрузили списки сотрудников и структуру подразделений из кадровой системы, настроили учетные правила (графики, нормы часов, отпуска) и подключили точки фиксации времени.
Особый интерес вызвал выбранный способ регистрации явки — полностью через мобильное приложение с GPS-фиксацией. Это решение обеспечило гибкость для различных категорий персонала, включая выездных врачей и сотрудников удаленных локаций.
Что было достигнуто уже на первом этапе:
Централизация и прозрачность учета: данные о присутствии и отклонениях собираются в единой системе и доступны онлайн.
Единый центр мониторинга: на дашборде отображаются статусы сотрудников, отклонения от графика, переработки и другие показатели.
Автоматизация табелирования: табель формируется на основе фактических данных, что устранило расхождения и ошибки.
Упрощение управления графиками и отпусками: графики и отпуска ведутся централизованно, при планировании учитываются доступности сотрудников и автоматически подсвечиваются нарушения ТК.
Гибкость регистрации времени: мобильное приложение с GPS позволило охватить как стационарные, так и выездные команды без затрат на оборудование.
Аналитика и интеграция с BI: данные из системы интегрированы с Qlik Sense для наглядного анализа загрузки, дисциплины и трудозатрат в реальном времени.
WFM-система планирования и учета медперсонала
На текущем этапе проект внедрения TARGControl в «XXI век» подошел к фазе настройки и оптимизации графиков. Сейчас графики составляются в системе “полуавтоматически” — с учетом утвержденного плана, доступности персонала, календарных событий, заявок и требований трудового законодательства.
Функциональность TARGControl уже позволяет учитывать индивидуальные особенности: кто готов работать в какие дни, на каких постах и с какой частотой. При этом система в реальном времени сигнализирует о нарушениях норм — например, переработках или несоблюдении минимального междусменного отдыха.
В ближайших планах — запуск интеллектуального модуля планирования, который позволит перейти от ручного управления графиками к полностью автоматизированному составлению смен. Этот модуль будет строить расписания на основе прогнозной нагрузки и статистики:
учитывать историю записей пациентов и плотность потока по времени суток,
учитывать навыки, ставки и квалификацию конкретных специалистов,
балансировать между предпочтениями сотрудников и нормативными ограничениями.
Таким образом, «XXI век» последовательно переходит от учета рабочего времени к более точному и гибкому управлению персоналом. Внедрение TARGControl позволило навести порядок в графиках, упростить контроль дисциплины и сократить ручной труд. Следующим шагом станет запуск AI-модуля планирования: система будет автоматически подбирать оптимальные смены с учетом загруженности, предпочтений сотрудников и требований ТК. Такой подход поможет сбалансировать расписания и повысить эффективность без излишней нагрузки на администраторов. Этот проект демонстрирует, как цифровизация HR-процессов и использование WFM-платформы позволяет медицинским учреждениям решать насущные задачи и обеспечивать высокий уровень сервиса для пациентов.
