Введение

«Прайм-Клининг» — компания, работающая на рынке клининговых услуг: от разовых и комплексных уборок до аренды спецтехники, вывоза снега и бытового мусора. В штате — более 150 сотрудников, распределенных по выездным объектам.

Задача проекта — наладить точный учет рабочего времени (УРВ) на удаленных площадках, обеспечить контроль выполнения работ по зонам и собрать данные в единую, централизованную отчетность. Для этого компания использует планшеты с TimePad (PIN-вход и фотофиксация, выбор вида работ), личный кабинет с GPS (валидация координат отметок, геозоны и уведомления), а также TARGPatrol (RFID- и QR-фиксация, фотоотчеты, маршруты и чек-листы). Подробнее о приложениях можно ознакомиться — здесь.

Итог в одном предложении: усилили дисциплину и прозрачность, ускорили реакцию менеджмента и повысили доверие клиентов.

Кючевые вызовы для учета клининга

Много площадок, сменные бригады, плавающие смены, разные требования по зонам и SLA. При связке «бумага + мессенджеры» быстро теряются факты: кто работал, где именно и сколько времени. Плюс человеческий фактор: забытые отметки, подмена, поздние отчеты. Без привязки к GPS управляемость падает, а риски по качеству и штрафам растут.

Что нужно было решить «Прайм-Клининг»:

• Онлайн-фиксация начала/конца смен на объекте — без турникетов, но с подтверждением личности и геолокации.
• Исключение подмены отметок — фотоверификация + валидация координат.
• Стандартизированные табели на основе фактических событий, с выгрузкой в 1С без двойного ввода.
• Реакция в течение минут, не постфактум — автоуведомления об опозданиях/невыходах, быстрое перераспределение ресурсов.

Было бы плюсом:

👉 Привязка к GPS и геозонам: отметки засчитываются только внутри периметра объекта; события включают координаты.
👉 Минимальные вложения и быстрый запуск: планшеты/смартфоны + RFID-метки в зонах, без «тяжелого» оборудования.
👉 Низкий порог обучения: простые сценарии для выездных бригад, русскоязычный интерфейс.
👉 Прозрачность SLA: сравнение план/факт по зонам и сменам, понятная причина отклонений.

Организация учета персонала в клининге

Перед стартом пилота мы предложили два совместимых варианта запуска, чтобы быстро закрыть риски подмены отметок, отсутствия доказательной базы и низкой онлайн-наблюдаемости при минимальных вложениях.

Вариант 1 — развернуть планшеты с TimePad на объектах: фронтовой учёт времени с подтверждением личности (PIN + фото).

Вариант 2 — личный кабинет в мобильном приложении с привязкой к GPS, в котором они самостоятельно отмечают начало/конец рабочего дня, а система валидирует координаты в пределах геозоны объекта.

1) Планшеты с TimePad

TimePad — бесплатное приложение, устанавливаемое на обычный смартфон/планшет Android, которое работает как мобильная СКУД на объекте.

Идентификация.Сотрудник вводит персональный PIN, устройство делает фото. Если лицо не совпадает с карточкой, фиксируется ошибка прохода (снимок и событие отправляются в облако), отметка не засчитывается.

События и фото. Фото снимается при каждом событии: начало смены / обед / конец смены (при необходимости — и на промежуточных этапах).

Онлайн-синхронизация. Все отметки, фото и комментарии в реальном времени улетают в облако: руководители сразу видят статус смен и фактические действия.

Отчетность и интеграции. В облаке формируются табели и отчёты на основе фактических событий; доступны экспорты в 1С и управленческая аналитика.

Оффлайн-режим. Приложение работает без сети: события и фото кэшируются на устройстве и автосинхронизируются при появлении связи.

Результат. Персонально подтверждённые отметки именно на объекте, непрерывный поток данных в систему и прозрачная история фактических работ.

2) Личный кабинет с GPS

Личный кабинет TARGControl: сотрудник в личном кабинете приложения TARGControl нажимает «Начать работу» / «Закончить работу», а система привязывает событие к GPS. У руководителя в интерфейсе автоматически отображается местоположение сотрудника.

Идентификация. Авторизация по учетной записи сотрудника.

Логика и данные схожи с TimePad:

• События и координаты в реальном времени уходят в облако.
• Формируются табели, отчеты, выгрузки в 1С, доступна управленческая аналитика .
• Поддерживаются уведомления руководителям и онлайн-мониторинг.

Минусы по сравнению с TimePad.

• Нет фотофиксации; проще подменить отметку.

Как работает учет рабочего времени в Прайм-Клининг

1. Подготовка и моделирование объектов

• Описали структуру: объекты, геозоны, роли/бригады, сменные графики.
• Настроили справочники сотрудников и доступов.
• Определили правила учета: что засчитываем как начало/обед/конец, допуски по времени, политику «нет отметки — нет полного дня».

2. Пилот: два сценария учета времени

• Сценарий А (TimePad): планшеты/смартфоны на точках. PIN + фото при каждом событии.
• Сценарий B (ЛК с GPS): отметки «Начать/Закончить работу» в личном кабинете; событие валидируется по геозоне.

3. Настройка оповещений и дашбордов

• Авто-уведомления об опозданиях/невыходах, событиях вне геозоны.
• Онлайн-дашборды: кто на смене, где находится, какой график/объект закрывает; план/факт по сменам.
• Календарные напоминания: сроки инструктажей, медкнижек, допусков.

4. Табели, отчетность, интеграция

• Автоматические табели на основе фактических событий с учетом отпусков/больничных/командировок и сменных графиков.
• Экспорты в 1С; единый журнал событий и фото.
• Политики контроля корректности: запрет задним числом, кросс-проверки по времени, локациям и действующим документам/инструктажам.

5. Обучение и раскатка

• Короткие инструкции для бригад и менеджеров.
• Проверка дисциплины в первые недели, точечная корректировка правил и шаблонов графиков.

Сложности на старте — и как их закрыли

1. Забытые отметки / игнорирование правил.
Решение: политика «без отметки — день не засчитывается полностью», напоминания и простые инструкции. Через ~месяц дисциплина стабилизировалась.

2. Подмена отметок («за коллегу»).
Решение: фотофиксация в TimePad на каждом событии + валидация по GPS; несоответствия не засчитываются и фиксируются в журнале.

3. Сопротивление рутине.
Решение: минимальные шаги для сотрудника, русскоязычный интерфейс, короткое обучение, понятные правила.

Что закрыли на этом этапе

🔷 Прозрачный УРВ на удаленных объектах без турникетов: каждое событие подтверждено фото и GPS.
🔷 Исключение «пустых часов»: фото на каждом событии в TimePad + геопроверка.
🔷 Реакция в течение минут: оповещения об опозданиях/невыходах, онлайн-картина занятости.
🔷 Стандартизированные табели и отчетность, единый журнал событий, экспорт в 1С — без двойного ввода.
🔷 Быстрый запуск: обычные Android-устройства, облачная синхронизация, оффлайн-режим на точках с плохой связью.
🔷 Основа для масштабирования: единая нормативка (правила учета, геозоны, политики), централизованная аналитика по сменам и объектам.

TARGPatrol — Контроль качества уборки

После запуска TARGControl мы стабилизировали дисциплину и учет: кто, где и когда работал — видно. Но произошел типичный сценарий: «пришли — отметились — а уборку не сделали». Одних отметок начала/конца смены тут недостаточно — нужна доказательная база выполнения работ по зонам и управление отклонениями во время смены, а не постфактум.

Ответом стал TARGPatrol — мобильное приложение для аудитов и проверок качества поверх уже работающего учета времени.

Что такое TARGPatrol для клининга

• Маршруты и зоны. Крупные объекты делим на зоны (торговый зал, санузел, склад, входная группа и т. п.). На каждой зоне — RFID-метка/QR-код. Из них собираются маршруты уборки.
• Чек-листы уборки. Для сотрудников создается расписание задач, а для задачи — чек-лист для каждой зоны с понятным списком шагов.
• Обязательные доказательства. На критических шагах включаем обязательное фото/видео (при этом возможность выбрать только “фото в моменте”); без них задача по зоне не закрывается.
• GPS + тайминг. Каждое действие привязано к координатам и времени; видно, сколько времени заняла задача и соблюден ли регламент.
• SLA-контроль. Для зон/маршрутов задаем SLA по времени/частоте (ежедневно/по часам/по графику), система подсвечивает просрочки.
• Инциденты → задачи → закрытие. Любое отклонение конвертируется в задачу с ответственным, сроком и подтверждением закрытия с медиа.
• Онлайн-мониторинг. Руководитель видит что делается прямо сейчас, какие зоны закрыты/в работе/просрочены; получает push/почтовые уведомления.
• Оффлайн-режим. Маршруты и чек-листы могут работать без связи; данные буферизуются и синхронизируются при появлении сети.

Как это работает на смене

1. Старт. Сотрудник открывает маршрут на объекте.
2. Зона → скан. Подходит к зоне, сканирует RFID/QR, запускается чек-лист (линейный список пунктов).
3. Выполнение. Отмечает шаги, вводит значения, пишет комментарии , делает обязательные фото/видео там, где задано.
4. Следующая зона. Переход подтверждается сканом следующей метки; система считает время по зоне и сравнивает с шаблоном.
5. Отклонения. Если выявлена проблема — создается инцидент/задача с ответственным и сроком.
6. Завершение. Маршрут завершен — руководитель видит закрытые зоны, фотоотчеты, GPS и время; менеджеру доступен сводный отчет.

Что закрыли с TARGPatrol

• «Отметились, но не убрали» → теперь есть зональная доказательная база: сканы, чек-листы, фото/видео, GPS, время.
  
• «Пропущенные зоны» → маршруты показывают точно, что закрыто и что просрочено.
  
• Тянущиеся проблемы → инциденты с обязательным подтверждением закрытия, а не «на словах».
  
• Споры с клиентом → выдаются понятные отчеты: когда, где, кем и что сделано, с медиа и координатами.
  
• Управление в моменте → руководитель видит работу «вживую» и может перестроить смену по факту.
  

Итоги

Проект для «Прайм-Клининг» показал, что наведение порядка в учете времени — необходимая база, но не финальная цель. На первом этапе TARGControl закрыл ключевые риски: персональная идентификация (PIN + фото), привязка к GPS/геозонам, онлайн-оповещения, автоматические табели и выгрузка в 1С. Это сняло «пустые часы», повысило дисциплину и дало прозрачность в реальном времени.

Второй этап — подключение TARGPatrol — перевел контроль на уровень зон и операций: маршруты, линейные чек-листы без секций, обязательные медиа-доказательства, SLA и инциденты. Мы устранили сценарии «отметились, но не убрали», сократили повторные дефекты и вооружили менеджеров проверяемой доказательной базой для внутренних аудитов и диалога с клиентами.

В результате компания получила:

👉 Прозрачность «план/факт» по людям, зонам и сменам; управляемость «во время смены», а не постфактум.
👉 Снижение доли ФОТ за счет исключения фиктивных отметок и ошибок учета.
👉 Рост качества и доверия: медиа-подтверждения, GPS и время выполнения снимают спорные вопросы.
👉 Готовность к аудиту: стандартизированные табели, централизованные отчеты, единый журнал.
👉 Масштабируемость: легкая инфраструктура (Android + облако), оффлайн-режим, единая нормативка.