Табель в Excel: как составить и автоматизировать

Для небольших компаний Excel-табель — идеальное решение: доступно и понятно. Но как только сотрудников становится больше, простота сменяется головной болью. Разрозненные данные о приходах, отпусках и командировках приходится собирать вручную, а ошибки всплывают уже при начислении зарплаты.

Разберем, какую форму табеля выбрать, как заполнить его в Excel и какие этапы можно автоматизировать с помощью ИИ или специализированных систем.

Какую форму табеля использовать

Для учета рабочего времени обычно применяются две унифицированные формы:

• Т-12 — табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

• Т-13 — табель учета рабочего времени без отдельного раздела для расчета оплаты.

Форма Т-12 состоит из двух частей: учета рабочего времени и расчета с персоналом. Если начисления выполняются в отдельной бухгалтерской системе, организация может использовать только первый раздел.

Форма Т-13 компактнее и предназначена непосредственно для учета рабочего времени, в том числе при автоматизированной обработке данных. Правила применения обеих форм приведены в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Шаблоны табелей учета рабочего времени для скачивания:

• скачать форму Т-12 в Excel;

• скачать форму Т-13 в Excel.

Коммерческие организации не обязаны использовать именно унифицированные формы Т-12 и Т-13. Компания может разработать собственный шаблон, например сократить количество граф, добавить подразделение, объект, проект или время начала и окончания смены.

Собственную форму необходимо утвердить и предусмотреть в ней обязательные реквизиты первичного учетного документа: название и дату составления, наименование организации, содержание и измерители учитываемого события, должности и подписи ответственных лиц. Требования к таким документам установлены статьей 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Буквенные обозначения в табеле

Вместо развернутого описания для каждого дня в табеле используются буквенные или цифровые коды. Например, обычная работа в дневное время обозначается буквой «Я», отпуск — «ОТ», больничный — «Б».

Основные обозначения:

Полный список по ссылке — Буквенные обозначения в табеле.

Полный перечень установлен для формы Т-12 и может использоваться при заполнении Т-13. Организация вправе вводить собственные дополнительные обозначения, если стандартных кодов недостаточно. Например, отдельные коды могут понадобиться для удаленной работы, опозданий или учета времени по проектам. Такие обозначения и порядок их применения следует закрепить внутренним документом. 

Как составить табель учета рабочего времени в Excel

1. Выбрать форму

Сначала необходимо определить, какой шаблон будет использовать организация:

• Т-12;

• Т-13;

• собственная форма.

Если расчет зарплаты выполняется в 1С или другой учетной системе, чаще всего достаточно формы Т-13 либо собственного сокращенного шаблона.

2. Назначить ответственного

Табель может вести специалист отдела кадров, бухгалтер, руководитель подразделения, администратор объекта или другой назначенный сотрудник.

3. Заполнить сведения об организации

В верхней части табеля указывают:

• название организации;

• структурное подразделение;

• номер документа;

• дату составления;

• отчетный период.

Если компания ведет учет отдельно по филиалам, магазинам, складам или производственным площадкам, для каждого подразделения можно формировать собственный табель.

4. Добавить сотрудников

По каждому работнику указывают:

• фамилию, имя и отчество;

• должность;

• табельный номер;

• подразделение — если оно предусмотрено формой.

Список сотрудников необходимо сверить с кадровыми данными: приемами, переводами и увольнениями. Сотрудник не должен появляться в табеле раньше даты приема или после даты увольнения.

5. Перенести плановый график

В Excel можно заранее заполнить рабочие и выходные дни на основании графика. Для стандартной пятидневной недели это сделать относительно просто. При сменных графиках, суммированном учете, ночных сменах и переходах через полночь потребуется более детальная настройка.

На этом этапе табель остается предварительным. 

6. Собрать фактические данные

Источниками информации могут быть:

• журнал прихода и ухода;

• данные СКУД;

• отчеты руководителей;

• бумажные табели подразделений;

• отметки на объекте;

• документы об отпусках, больничных и командировках;

• приказы о сверхурочной работе или работе в выходной день.

7. Проставить коды и часы

Для каждого дня указывают буквенный или цифровой код. Продолжительность работы записывают в часах и минутах.

В верхней строке обычно ставится код, в нижней — количество часов. Для отсутствий, учитываемых в днях, например отпуска или командировки, количество часов может не указываться.

Если в один день было несколько видов рабочего времени, их необходимо учитывать отдельно. Например, часть смены могла приходиться на ночное время, а часть — на дневное. Обычные и сверхурочные часы также нельзя объединять в один показатель.

8. Подтвердить отсутствия и отклонения

Отметки об отпусках, больничных, командировках, простоях, сверхурочной работе и других отклонениях должны опираться на оформленные документы.

Если сотрудник не вышел и причина пока неизвестна, первоначально используется код «НН». После получения подтверждающего документа код уточняется. Например, «НН» может быть заменен на «Б» после оформления больничного.

9. Проверить итоговые показатели

Перед закрытием табеля необходимо проверить:

• совпадает ли количество сотрудников с кадровым списком;

• нет ли работы в дни отпуска или больничного;

• указаны ли причины всех неявок;

• разделены ли дневные, ночные и сверхурочные часы;

• подтверждена ли работа в выходные;

• нет ли отрицательных, дублирующихся или аномально больших значений;

• рассчитано ли количество отработанных дней и часов;

• учтены ли переходящие ночные смены;

• соответствует ли результат установленному режиму учета рабочего времени.

Формулы Excel помогают автоматически посчитать дни и часы, но не определяют, насколько корректно оформлено конкретное отклонение.

10. Подписать и передать табель

После проверки документ подписывают ответственные сотрудники и передают в бухгалтерию. Электронный первичный документ также допустим, если он оформлен и подписан электронной подписью в установленном порядке.

Если ошибка обнаружена после закрытия периода, необходимо оформить исправление. Оно должно содержать дату и подписи ответственных лиц. На практике компания может использовать корректирующий табель, если такой порядок закреплен во внутренних документах.

Как сделать табель с помощью ИИ

Искусственный интеллект можно использовать для подготовки, проверки и анализа табеля. Однако ИИ не заменяет систему регистрации рабочего времени и не создает достоверные сведения о явке, если у него нет доступа к исходным данным.

Полная статья о составлении табеля учета рабочего времени с помощью ИИ.

Практический сценарий автоматизации выглядит следующим образом.

1. Сбор информации из разных файлов

ИИ может обработать графики, выгрузки СКУД, списки отпусков и отчеты руководителей, а затем привести их к единой структуре.

Это сокращает объем ручного копирования между файлами.

2. Распознавание документов

Модель с функцией распознавания текста может извлекать сведения из заявлений, приказов и сканированных документов: фамилию сотрудника, период отсутствия, вид события и номер документа.

Полученный результат должен проверять ответственный специалист. Ошибка в фамилии, дате или виде отсутствия повлияет на табель и начисление зарплаты.

3. Предварительное присвоение кодов

На основании заданных правил ИИ может предложить код события:

• отпуск — «ОТ»;

• больничный — «Б»;

• командировка — «К»;

• неизвестная причина отсутствия — «НН».

Решение о применении кода должно приниматься по подтверждающим документам. Простого сообщения «сотрудник болеет» недостаточно для автоматического оформления больничного в закрытом табеле.

4. Поиск расхождений

ИИ особенно полезен на этапе проверки. Он может находить:

• работу во время отпуска;

• смены после увольнения;

• одновременное присутствие на разных объектах;

• отсутствие часов при наличии явки.

Вместо просмотра сотен строк специалист получает список записей, требующих внимания.

5. Формирование пояснений и отчетов

ИИ может подготовить сводку по итогам периода: количество невыходов, опозданий, переработок, корректировок и неподтвержденных событий. Такие отчеты помогают выявить не только ошибки в файле, но и проблемы самого процесса учета.

Ограничения ИИ

ИИ автоматизирует работу с данными, но не подтверждает факт присутствия сотрудника. Если компания по-прежнему получает сведения в чатах, бумажных журналах и несвязанных файлах, модель лишь ускорит их обработку.

Кроме того, при использовании общедоступных ИИ-сервисов необходимо учитывать требования к защите персональных данных. В такие сервисы не следует загружать табели с Ф. И. О., должностями, сведениями о здоровье и другими персональными данными без утвержденных правил и подходящего режима обработки.

Поэтому ИИ лучше использовать внутри контролируемого процесса:

1. Данные поступают из утвержденных источников.

2. Модель обрабатывает их по установленным правилам.

3. Все предложения и изменения сохраняются в журнале.

4. Ответственный сотрудник проверяет спорные записи.

5. Только после подтверждения формируется итоговый табель.

Как автоматизировать табель в системе TARGControl

TARGControl — WFM-система, которая автоматизирует весь процесс учета рабочего времени: от явки до формирования табеля и передачи данных в 1С.

1. Электронные графики

В системе создаются графики работы сотрудников, в том числе 5/2, 2/2, сменные, скользящие и индивидуальные. Для каждого работника заранее известно плановое время начала и окончания работы.

Отпуска, больничные, командировки и другие события также учитываются в единой системе. Ответственному сотруднику не нужно собирать несколько версий графика по подразделениям.

2. Регистрация начала и окончания работы

Фактическое время можно фиксировать разными способами:

• на Android-планшете с использованием PIN-кода, QR-кода, RFID-карты и фотофиксации;

• через мобильное приложение с геолокацией;

• через биометрические терминалы;

• с помощью СКУД.

Для каждого объекта можно выбрать свой способ регистрации. Наиболее точный — биометрический терминал с Face ID, а оптимальный по стоимости и требованиям к инфраструктуре — Android-планшет с TimePad.

3. Автоматическое сопоставление плана и факта

TARGControl сравнивает график с реальными отметками и определяет отклонения: опоздание, ранний уход, неявку, недоработку и прочее.

Руководителю не нужно построчно сравнивать два Excel-файла. Он получает список исключений и проверяет только спорные ситуации.

4. Подтверждение отклонений

Система не должна автоматически считать любое нахождение на объекте рабочим временем. Поэтому ответственный сотрудник может подтвердить, отклонить или скорректировать найденное событие.

Например, ранний проход не станет сверхурочной работой только потому, что сотрудник пришел до начала смены. Для расчета используются утвержденный график, правила учета и подтвержденные фактические интервалы.

5. Автоматическое формирование табеля

После обработки отклонений TARGControl формирует табель по форме Т-13 на основании:

• электронного графика;

• фактических отметок;

• подтвержденных интервалов работы;

• отпусков, больничных и других событий;

• правил учета рабочего времени.

В табеле отдельно учитываются обычные, ночные, праздничные и сверхурочные часы. Данные можно формировать по сотрудникам, подразделениям, филиалам, объектам и другим элементам организационной структуры.

6. Передача данных в 1С

Через интеграцию TARGControl передает в 1С подтвержденные интервалы работы, итоговые часы или сформированный табель. Бухгалтерии не приходится повторно переносить сведения из Excel.

Обратная интеграция позволяет получать из 1С: список сотрудников, кадровые перемещения, подразделения, графики, отпуска и другие кадровые события.

В результате кадровая служба, руководители подразделений и бухгалтерия работают с согласованными данными.

Контроль рабочего времени до закрытия периода

При ручном учете переработка или неподтвержденный невыход часто обнаруживаются в конце месяца. TARGControl показывает отклонения по мере их возникновения.

Руководитель может сразу увидеть, что сотрудник не вышел, организовать замену и уточнить причину отсутствия. К моменту закрытия периода основная часть событий уже проверена, поэтому формирование табеля не превращается в длительную сверку.

Табель: Excel, ИИ или TARGControl?

Вывод

Табель учета рабочего времени нужен не только для расчета заработной платы. Он связывает плановый график, фактические выходы, кадровые события и итоговые начисления.

→ Excel подходит небольшим компаниям с простыми графиками, однако требует ручного сбора и проверки данных. 

→ ИИ ускоряет сверку и поиск расхождений, но не подтверждает явки и кадровые события. 

→ TARGControl автоматизирует учет рабочего времени и табель в 1С, однако требует первоначальной настройки правил учета и интеграций.