Автоматический учет рабочего времени

Автоматизация учета рабочего времени уже является нормой для современного бизнеса. Тем не менее во многих компаниях процесс по-прежнему ручной: отметки прихода и ухода в бумажных журналах, перенос в Excel и ручное сведение табелей, а порой фактический контроль отсутствует вовсе. Такая «простота» оборачивается высокой трудоемкостью, ошибками при переносе и риском умышленных приписок. Особенно остро это проявляется у организаций с штатом 100+ и распределенной структурой. Поэтому бизнес переходит на автоматизированные решения, чтобы устранить рутину и потери времени, повысить дисциплину и управляемость, а продуктивность — измерять и улучшать на основе достоверных данных.

Почему автоматизация важна? Прежде всего цифровые решения фиксируют фактические приходы и уходы, автоматически формируют табели для расчета зарплаты и обеспечивают соблюдение трудового законодательства. Кроме того, они своевременно выявляют отклонения — опоздания, переработки, прогулы — и позволяют оперативно реагировать на нарушения дисциплины. Централизованный сбор данных превращает занятость в управляемую метрику: руководитель видит, где «утекают» часы, и оптимизирует процессы. А в условиях удаленной работы и распределенных команд такие системы становятся опорой контроля и эффективного использования ресурсов.

Типы систем для учета рабочего времени

Системы для автоматизации учета рабочего времени очень разнообразны. Их можно классифицировать по способу сбора данных (биометрические, карточные, программные), по способу внедрения (локальные или облачные) и по функциональной направленности. Ниже рассмотрены основные категории решений, доступных сегодня на рынке, и их ключевые отличия.

Системы учета рабочего времени (СУРВ)

Под классическими СУРВ понимаются специализированные системы, фокусирующиеся на фиксации присутствия сотрудников и ведении табеля учета рабочего времени. Как правило, такие системы регистрируют время начала и окончания рабочего дня, учет опозданий и прогулов, автоматически формируют табели для зарплаты и учитывают различные режимы работы. СУРВ могут работать в связке с оборудованием (терминалы, турникеты, сканеры) или полностью программно (через компьютеры и мобильные устройства).

Особенности: СУРВ ориентированы на точность и дисциплину. Они фиксируют каждую явку и уход, могут учитывать перерывы, сверхурочные, отпуска и больничные. Многие решения позволяют настраивать графики работы, добавлять правила начисления переработок, уведомлять руководителей о нарушениях. Однако классические системы часто предоставляют базовую аналитику – их основная задача собрать данные и подготовить отчеты. Глубокого анализа продуктивности персонала они обычно не проводят. В любом случае СУРВ – это основа учета рабочего времени, подходящая практически для любых организаций, где важно контролировать присутствие сотрудников.

WFM-системы (Workforce Management)

WFM-системы – это решения для комплексного управления трудовыми ресурсами. В отличие от узкоспециализированных СУРВ, платформы класса WFM не только учитывают отработанные часы, но и помогают планировать и оптимизировать работу персонала. Ключевые функции WFM включают: прогнозирование потребности в сотрудниках, автоматическое составление оптимальных графиков смен, учет рабочего времени и отклонений, управление доступностью сотрудников и аналитику эффективности.

Особенности: WFM-системы чаще всего используются в средних и крупных компаниях со сменными режимами, сетевой структурой (ритейл, рестораны, банки) или колл-центрах. Их ценность особенно проявляется при дефиците кадров – когда важно максимально эффективно использовать имеющийся персонал. WFM-платформы, как правило, сложнее в реализации и требуют больше времени на внедрение: необходимо настроить все бизнес-процессы, загрузить данные о сотрудниках, обучить менеджеров работе с прогнозами. Зато на выходе компания получает инструмент для стратегического управления персоналом, где учет рабочего времени – лишь часть единой системы планирования. Многие современные СУРВ эволюционируют в сторону WFM. Например, платформа TARGControl изначально занималась биометрическим учетом времени, а сейчас развивается как полноценная WFM-система с ИИ-прогнозированием спроса, планированием персонала и составлением графиков. Таким образом, выбор WFM имеет смысл для организаций, которым недостаточно просто фиксировать часы – им нужна оптимизация рабочего процесса на уровне всего предприятия.

Таск-трекеры (системы учета задач)

Отдельную категорию составляют системы управления задачами и проектами (таск-трекеры), которые обладают функциями учета затраченного времени. В их основе – не контроль явки, а отслеживание трудозатрат на конкретные задачи и проекты. Такие инструменты часто используются в IT-компаниях, консалтинге, креативных агентствах – там, где важно понимать, сколько часов ушло на ту или иную задачу, проект или клиента.

Особенности: Обычно таск-трекеры предполагают, что сотрудники самостоятельно отмечают время работы над задачами (либо запускают таймеры). Руководитель или проект-менеджер потом анализирует отчеты: например, сколько часов потрачено на проект X в этом месяце, кто из команды сколько времени уделял определенной задаче. Это помогает оценить эффективность, скорректировать планы и рассчитывать стоимость проектов. Ключевое отличие таск-трекеров – они не контролируют присутствие на рабочем месте, а измеряют продуктивность и занятость по задачам. Такие решения подходят для компаний с гибким графиком и проектной работой, где результат важнее, чем часы, проведенные в офисе. Однако для целей расчета зарплаты и дисциплины таск-трекеры используются редко – обычно их применяют дополнительно к классической системе учета рабочего времени.

Трекеры активности за компьютером

Эта категория систем предназначена для мониторинга работы сотрудников непосредственно за компьютером. Их также часто называют системами учета рабочего времени или системами мониторинга продуктивности. Принцип работы прост: на компьютеры сотрудников устанавливается специальное приложение-агент, которое в фоновом режиме собирает данные о работе – время активности и простоя, запущенные программы, посещенные сайты, нажатия клавиш, сделанные скриншоты экрана и т.п. Таким образом, фиксируется фактическое время работы за компьютером и делается подробная «фотография» рабочего дня сотрудника.

Особенности: В отличие от СУРВ, которые отмечают приходы/уходы, такие трекеры дают глубокий анализ того, чем занят сотрудник в рабочее время. Например, система CrocoTime автоматически отслеживает активность на ПК, делит все приложения и сайты на продуктивные или непроизводительные и формирует отчет о том, сколько времени ушло на полезную работу, а сколько – на отвлечения. Другой популярный инструмент – Стахановец – не только контролирует время и активность, но и относится к классу DLP (Data Loss Prevention), анализируя поведение персонала для предотвращения утечек данных.
Кому это нужно? Чаще всего трекеры активности применяются там, где важна дисциплина и информационная безопасность: в колл-центрах, аутсорсинговых компаниях, на удаленной работе.

СКУД (системы контроля и управления доступом)

Эта категория решает задачу фиксации факта присутствия и управления физическим доступом к объектам и зонам. Система регистрирует события «вход/выход», строит хронологию перемещений и на ее основе формирует табель рабочего времени.

Особенности: В отличие от «ПК-трекеров», которые показывают, чем занят сотрудник за компьютером, СКУД фиксирует именно факт нахождения на территории и в нужной зоне. Поддерживаются графики, табели, анти-пассбэк и интеграция с другими системами.

Мобильные решения с GPS

Мобильные решения выделяются как отдельная категория благодаря своему удобству для разъездного и распределенного персонала. Сюда можно отнести любые системы, основной интерфейс которых – через смартфон сотрудника. Мобильные решения часто используют GPS и геолокацию для подтверждения, что сотрудник действительно находится на рабочем месте (например, торговый представитель на территории клиента). Основные преимущества мобильных систем – минимум оборудования и удобство для удаленной работы. С другой стороны, есть и минусы: сотрудник может забыть отметиться, либо умышленно отметиться удаленно, не находясь на рабочем месте.

Таким образом, каждая из перечисленных категорий систем имеет свою нишу и сценарии использования. В реальности грань между ними может размываться: многие продукты совмещают функции из разных категорий (например, СУРВ + мониторинг активности, или таск-менеджер + тайм-трекер). Далее рассмотрим конкретные примеры решений, представленных на отечественном рынке, с акцентом на локальные продукты.

Системы Учета Рабочего Времени

FaceTimer

FaceTimer – специализированная система учета рабочего времени с акцентом на распознавание лиц. Это относительно простое решение, предназначенное главным образом для контроля присутствия сотрудников в офисах без сложных графиков. Благодаря минимальным требованиям к оборудованию и настройке, FaceTimer популярен среди небольших компаний, которым нужна базовая фиксация приходов/уходов без масштабных инвестиций.

• Функциональность: фиксация прихода/ухода, опозданий, уведомления, отчетность.
• Применение: малый бизнес, офисы, коворкинги.

BioTime

BioTime – цифровая система учета рабочего времени от российской компании BioLink Solutions, известной своими биометрическими решениями. Это решение для средних и крупных предприятий, делающий упор на надежную идентификацию сотрудников и подробную отчетность.

• Функциональность: учет, графики, табели, отчеты.
• Применение: ритейл, строительство, предприятия.

TARGControl

TARGControl – облачная система автоматизации учета рабочего времени. Решение гибко настраивается под нужды бизнеса и уже используется более чем 100 организациями в промышленности, строительстве, ритейле и HoReCa. Подходит для предприятий, предъявляющих повышенные требования к учету рабочего времени и планированию персонала.

• Функциональность: фиксирует начало/окончание смен, табели, учет отпусков, сменные графики, нарушения.
• Применение: розничные сети, строительство, производство.

Workly

Workly – система учета рабочего времени и управления персоналом, разработанная в Узбекистане и адаптированная под российский и центральноазиатский рынки. Предлагается в облачном формате и ориентирована на малый и средний бизнес, которым нужны простые и эффективные инструменты учета рабочего времени с возможностью расчета заработной платы.

• Функциональность: табели, графики, расчет зарплаты, смены, отчеты.
• Применение: малый и средний бизнес, ритейл, офисы.

WFM-системы (Workforce Management)

TARGControl WFM

Облачная WFM-система для планирования по спросу и точного учета рабочего времени с аналитикой и контролем соблюдения ТК.

• Функциональность: AI-прогнозирование, автопланирование смен, биржа смен.
• Идентификация: любые (в т.ч. мобильные).
• Применение: ритейл, HoReCa, логистика, производство.

Naumen WFM

Корпоративное решение для прогнозирования нагрузки и планирования персонала с акцентом на крупные колл-центры.

• Функциональность: прогнозирование нагрузки, планирование смен, аналитика.
• Идентификация: интеграция с СКУД или HRM.
• Применение: колл-центры, банки, телеком.

Goodt

Облачная система для планирования смен и учета рабочего времени с контролем переработок и модулем по работе с мотивацией.

• Функциональность: планирование смен, контроль переработок, учет времени.
• Идентификация: через интеграции или мобильные отметки.
• Применение: ритейл, общепит, склады.

Verme

WFM-платформа для оптимизации и автоматизации операционной деятельности по управлению персоналом с акцентом на ритейл.

• Функциональность: учет, расчет зарплаты, планирование по сменам, KPI.
• Идентификация: терминалы, мобильные отметки.
• Применение: ритейл.

Таск-трекеры с учетом времени

Bitrix24

Универсальная платформа для управления задачами, CRM и коммуникациями с встроенным учетом времени и календарями.

• Функциональность: задачи, табели, CRM, календарь, контроль времени.
• Идентификация: вход по логину, учет времени в задачах.
• Применение: офис, маркетинг, консалтинг, продажи.

Planfix

Гибкая система для управления задачами и клиентскими процессами с тайм-трекингом и отчетностью.

• Функциональность: задачи, CRM, тайм-трекинг, отчеты.
• Идентификация: авторизация, привязка ко времени задач.
• Применение: агентства, сервисные компании, распределенные команды.

Jira

Система управления проектами и разработкой ПО с поддержкой Agile и учета трудозатрат.

• Функциональность: задачи, проекты, таймшиты.
• Идентификация: Atlassian аккаунты.
• Применение: IT, разработка, технические службы.

СКУД с модулем УРВ

Sigur

Платформа СКУД с модулем учета рабочего времени для централизованного контроля доступа и формирования табелей/графиков.

• Функциональность: контроль доступа + УРВ, табели, графики.
• Идентификация: карты, биометрия, PIN.
• Применение: заводы, БЦ, вузы, складские комплексы.

PERCo-Web

Программно-аппаратный комплекс СКУД с возможностью учета рабочего времени и экспортом табелей.

• Функциональность: СКУД + учет рабочего времени, экспорт табелей.
• Идентификация: RFID, биометрия, PIN.
• Применение: госкомпании, предприятия с режимом доступа.

RusGuard

СКУД с поддержкой учета времени и интеграцией с биометрическими устройствами для распределенных площадок.

• Функциональность: СКУД + учет времени, интеграция с биометрией.
• Идентификация: QR, карты, лицо.
• Применение: промобъекты, распределенные площадки.

Трекеры активности за ПК

Kickidler

Система мониторинга сотрудников и учета рабочего времени с упором на визуальный контроль и детальную аналитику.

• Функциональность: учет времени, запись экрана, кейлоггинг, отчеты.
• Идентификация: учетные записи, фото с веб-камеры.
• Применение: удаленная работа, call-центры, аутсорсинг.

CrocoTime

Инструмент для анализа занятости на ПК и продуктивности с автоматической классификацией активности.

• Функциональность: активность на ПК, отчеты, классификация времени.
• Идентификация: через рабочий профиль.
• Применение: офисы, аналитика продуктивности.

Стахановец

Комплекс мониторинга и информационной безопасности класса DLP с поведенческой аналитикой.

• Функциональность: мониторинг, кейлоггер, защита данных, поведенческий анализ.
• Идентификация: учетная запись + скриншоты.
• Применение: банки, безопасность.

Мобильные решения с GPS

CheckOffice

Платформа мобильного аудита на базе чек-листов для стандартизации процессов и контроля качества.

• Функциональность: планирование и маршрутизация проверок, чек-листы с логикой.
• Идентификация: метки геопозиции и время; привязка точек проверки.
• Применение: розница и мерчандайзинг, клининг, промышленная безопасность.

Bruno

Система автоматизации для клининговых и сервисных компаний.

• Функциональность: GPS-фиксация выезда/присутствия, задачи и маршруты.
• Идентификация: мобильная авторизация сотрудника.
• Применение: клининг, сервис и техническое обслуживание.

TARGPatrol

Мобильная система для управления выездными сотрудниками и качеством работ: маршруты, задания, инциденты и контроль присутствия в реальном времени.

• Функциональность: маршруты и расписания, задания с чек-листами, инциденты с фото/видео.
• Идентификация: GPS, NFC/QR-точки, фотоверификация.
• Применение: охранные компании, клининг, сервис, ритейл и HoReCa.

Вывод

Учет рабочего времени давно вышел за рамки «журнала и Excel». Гибридные форматы, распределенные площадки и требования к точности выплат и комплаенсу сделали контроль рабочего времени ключевым элементом операционного контура: от зарплаты и ФОТ до безопасности и качества сервиса. На рынке при этом нет универсального инструмента «на все случаи» — есть классы решений под разные сценарии: СКУД+УРВ для фиксации присутствия, WFM-платформы для планирования и аналитики, трекеры активности за ПК для офисной продуктивности, PM/Task-системы с таймшитами для проектной работы и мобильные решения для выездных команд.

Единой «лучшей» системы нет — есть классы, закрывающие разные задачи:

1. СКУД+УРВ (Sigur, PERCo, RusGuard) надежно фиксируют присутствие и доступ по зонам; это «источник истины» для табелей, но не показывают, чем занят сотрудник.
2. WFM-платформы (TARGControl, Naumen, Goodt, Verme) добавляют прогнозирование нагрузки, автопланирование смен, аналитику план/факт и интеграцию с зарплатой — снимают рутину и управляют ФОТ.
3. Трекеры активности на ПК (Kickidler, CrocoTime, «Стахановец») дают глубину по продуктивности и ИБ, но годятся там, где работа действительно «за компьютером».
4. Task/PM-системы (Bitrix24, Planfix, Jira) фиксируют трудозатраты в задачах — хороши для проектных офисных команд, слабее для сменного/офлайн-персонала.
5. Мобильные решения для поля (TARGPatrol, CheckOffice, Bruno) закрывают выездные работы: чек-ины GPS/NFC/QR, маршруты, инциденты, фото-доказательства.

Побеждает связка, а не одиночный продукт. Типичный «золотой стандарт»: СКУД как физический сенсор присутствия → WFM для расписаний и табелей → интеграция с 1С/ERP/Payroll → при необходимости ПК-трекер (офис) или мобильный патруль (поле).

Итог: выбирайте не «бренд», а архитектуру под ваш профиль работ. Для сменных и распределённых команд базой станет СКУД+WFM; для офисного проектного труда — PM+тайм-шиты (при нужде — ПК-трекер); для выездных — мобильный патруль с чек-листами. Главное — связать всё в один контур и управлять по данным, а не по догадкам.